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オフィスの移転や退去が決まった際、経営者や総務担当者にとって大きな課題となるのが原状回復義務の履行です。住宅の退去とは異なり、事業用物件では経年劣化や通常損耗も含めて借主側が100%復旧費用を負担する特約が結ばれることが多く、事前の確認を怠ると莫大な退去コストが発生します。この記事では、契約書に潜むトラブルの原因や、工事範囲の判断基準、不当な見積高騰を防ぐための対策について分かりやすく解説します。
目次
オフィスや事務所の退去において、どこまで借りた当時の状態に戻すべきかは、建物の構造や契約内容によって厳格に決められています。一般的な住宅の退去時によく適用される「国土交通省のガイドライン」とは根本的に考え方が異なるため、事業用賃貸借における独自の判断基準を理解しておく必要があります。基準を正しく把握していないと、貸主側から提示された高額な復旧範囲をすべてそのまま受け入れることになりかねません。
民法第621条では、賃借人は賃借物を受け取った後に生じた損傷について原状回復義務を負うと定められています。ただし、この法律には経年劣化や通常損耗(普通に使っていて自然に汚れたり傷ついたりすること)は含まれないとされています。しかし、実際のオフィス取引では、この民法の原則よりも賃賃借契約書に記載された特約が優先して適用されるのが一般的です。
最高裁判所の判例(平成17年12月16日判決等)でも、事業用物件においては「通常損耗も含めて借主が復旧費用を負担する」という特約について、合意が明確であれば有効であると判断されています。そのため、法律の一般的なイメージだけで判断せず、自社が結んだ契約書にどのような特約が盛り込まれているかを検証することが最優先となります。
退去計画を立てる前に、必ず賃賃借契約書の「原状回復」や「明渡し」に関する条項を細かく精査する必要があります。チェックすべき重要なポイントは、どこまでを解体・撤去すべきかという「工事範囲の指定」と、工事を行う「施工業者の指定」の有無です。
契約書内に「本物件をスケルトン状態にして返還しなければならない」という記載や、「甲(貸主)の指定する業者によって工事を行う」といった文言がないかを確認します。これらの文言を見落としたまま自社で安い解体業者を手配してしまうと、契約違反となり工事のやり直しを命じられるトラブルに発展するため、書面の確認が鉄則です。
オフィスの原状回復工事は、賃賃借契約が満了する日(明渡し期限)までに完全に完了していることが求められます。住宅の退去のように「退去した後にオーナー側が修繕を行う」のではなく、契約期間内にすべての工事を終わらせ、検査をパスした状態で鍵を返還しなければなりません。
そのため、実際の営業を終了させる日は、契約満了日よりも数週間から1ヶ月程度前に設定する必要があります。工事期間中も当然家賃が発生するため、工事スケジュールの遅延は「明渡し遅延ペナルティ(家賃の倍額請求など)」に直結するリスクがあることを覚えておきましょう。
オフィスを借りた後に自社で追加した設備や内装仕上げは、原則としてすべて借主の負担で撤去・復旧しなければなりません。入居時に行ったレイアウトの変更が多ければ多いほど、退去時に解体しなければならない項目は積み上がります。ここでは、実際の現場で借主負担として請求されやすい代表的な工事項目を整理します。
会議室や応接室、役員室を作るために設置したパーテーション(間仕切り壁)は、すべて解体して搬出しなければなりません。アルミパーテーションやガラスパーテーションだけでなく、軽天(軽量鉄骨)にボードを張ってクロスを仕上げた造作壁も同様です。
また、these 間仕切りを固定するためにビスを打ち込んだ床や天井、既存の壁面もすべて補修が必要です。床のタイルカーペットやOAフロア(床下に配線を通すための二重床)に傷や接着剤の跡が残っている場合、汚れていない箇所も含めて部屋全体のカーペットを全面張り替えるよう契約で義務付けられているケースが非常に多いため、範囲の事前確認が不可欠です。
業務のために独自に引き込んだ通信回線や、天井内を這わせたLANケーブル、デスクまわりへ増設したコンセント配線は、すべて借主の責任で撤去する必要があります。配線を残したまま退去すると、残置物(不要な置き去り荷物)とみなされ、別途処分費用が請求されます。
さらに、デザイン照明に付け替えた部分や、レイアウトに合わせて増設・移設した蛍光灯やLED器具などの照明設備も、入居時の基本配置へと正確に戻さなければなりません。天井のパネルに配線を通すための穴を開けている場合は、天井パネル自体の交換費用も借主負担として計上されることが一般的です。
レイアウト変更に伴ってエアコンの吹き出し口の位置を変えたり、個室ごとに空調をコントロールするためにリモコンやダクトを増設したりした場合も、すべて元の位置へ復旧する対象となります。また、社内のリフレッシュスペースや受付まわりに独自に新設したミニキッチン、手洗い器などの給排水設備も撤去が必要です。
給排水の配管を既存のメイン管から分岐させている場合、単に器具を取り外すだけでなく、分岐の根元から確実にプラグ止め(配管を塞ぐ処置)を行わなければ、後の水漏れトラブルに繋がります。これらのライフラインに関わる復旧範囲の精査や工事区分の切り分けは、建物の安全管理上、案件ごとの個別条件によって大きく変動するため、予期せぬコスト高騰を防ぐためにも、設計が固まる前の早い段階で専門の施工会社に図面を見てもらい、現地確認を入れることが確実な安全策となります。
退去時の引き渡し状態の指定には、大きく分けて「スケルトン返し」と「現状有姿(げんじょうゆうし)返し」の2種類が存在します。これらは工事の規模だけでなく、必要となる費用に10倍以上の差が出ることもあるため、自社の物件がどちらの条件で契約されているかを正しく理解しておくことがコスト管理の基本です。
スケルトン返しとは、内装の壁紙や床のカーペットだけでなく、床のコンクリート下地や天井板、すべてのインフラ配管を剥き出しにし、建物構造体(骨組み)だけの状態に戻して返還する条件です。入居時に最初から綺麗な内装が施されていた物件であっても、退去時にはすべて解体してコンクリートの箱に戻さなければならないケースがあります。
この場合、間仕切りの撤去だけでなく、照明器具の取り外し、換気ダクトの切断、さらには床のコンクリートに付着した接着剤を削り取るスクレイプ作業など、大がかりな解体工事と膨大な産業廃棄物の処分費用が発生します。そのため、坪単価あたりの工事単価が最も高くなりやすい引き渡し方法と言えます。
現状有姿返しとは、基本的には現在の店舗やオフィスの状態のまま、余計な家具やゴミだけを撤去して引き渡す条件です。貸主側との事前の合意があれば、自社で設置した間仕切りや、エアコン、OAフロアなどの内装設備を解体せずにそのまま残すことが認められます。
これにより、借主側は解体工事費をほぼゼロに抑えることができ、貸主側にとっても、次の入居者がそのまま設備を使えるため物件の価値が高まるという双方にメリットがある仕組みです。ただし、どこまでの設備を残してよいかは貸主の判断に委ねられるため、必ず事前に書面で残置許可リストを作成し、認識の不一致を防ぐ段取りを組む必要があります。
スケルトン返しの契約であっても、自社が退去すると同時に次の入居者(後継テナント)が決まっている場合は、貸主の承諾を得ることで内装や設備を解体せずに引き継ぐ「居抜き退去」が成立する余地があります。これにより、数百万円にのぼる解体費用を完全に削減できる可能性があります。
ただし、後継テナントが自社のレイアウトをそのまま引き受けてくれること、そして貸主が「次のテナントが退去する際に、まとめてスケルトンに戻すこと」に同意してくれることが絶対条件となります。この交渉や契約の切り替え手順は非常に繊細であり、仲介会社や貸主とのやり取りの中で結論が大きく分岐するため、トラブルを避けて確実に負担を軽減するためにも、解約予告を出す前の最も初期の段階で、居抜きやオフィス移転のノウハウを持つ専門家へ相談しておくことが推奨されます。
実際のオフィス退去において、どの程度の費用を見込んでおくべきかは、オフィスの坪数やビルグレード、階数などの条件によって変動します。また、B工事(オーナー指定の業者が施工する範囲)の有無によって単価は大きく変わるため、一般的な相場感をベースに、自社の物件規模に合わせた予算の組み立てを行う必要があります。
延床面積が10坪から30坪程度の小規模なオフィス・事務所の場合、原状回復の費用相場は坪単価あたり約3万円〜5万円程度が一つの目安となります(B工事を除く一般的なC工事の場合)。主にクロス(壁紙)の張り替え、タイルカーペットの全面交換、簡易的なパーテーションの解体搬出、室内全体のクリーニング費用が中心です。
ただし、小規模物件であっても、エレベーターがない階段での搬出が必要な雑居ビルであったり、トラックを目の前に駐車できない繁華街の立地であったりする場合、職人の人件費や荷揚げ費用が上乗せされます。また、入居時にOAフロアを新設している場合は、その撤去だけで坪単価が数万円プラスされるリスクを考慮しておかなければなりません。
30坪から100坪程度の中規模オフィスのテナントになると、費用相場は坪単価あたり約5万円〜10万円以上へと跳ね上がることが一般的です。面積が広くなることで、間仕切りの数が多くなり、解体・搬出に伴う廃棄物の量が爆発的に増えるためです。
また、中規模以上のオフィスビルでは、防災設備(スプリンクラーや火災感知器)や空調のダクトが中央管理システムと連動していることが多く、these 復旧工事はビルオーナー指定の業者が行う「B工事」に指定される確率が非常に高くなります。B工事が多ければ多いほど、単価のコントロールが難しくなり、総額が高騰しやすい傾向にあります。
管理会社や施工業者から原状回復の見積書が届いた際、項目名だけで納得せず、内訳の数量や単価を厳しく精査する必要があります。見積書に不要な項目や過剰な数量が上乗せされているケースは珍しくありません。
| 追加・注意すべき項目 | 見積書でのチェックポイント | コスト削減のための対策 |
|---|---|---|
| 夜間・休日割増料金 | 平日の昼間に音の出る解体工事が制限されているビルで加算される人件費。 | ビル管理規則を確認し、土日の昼間に施工できないか交渉する。 |
| 産業廃棄物処理費 | 一式表記ではなく、木くず・プラスチックなどの「品目ごと」の重量計算。 | 机や椅子などの什器は、工事前に買取業者へ売却してゴミを減らす。 |
| 共用部養生・諸経費 | エレベーターやエントランスを保護する養生シートの範囲と期間。 | 搬出にかける日数を短縮し、養生をかける期間を必要最小限に抑える。 |
オフィス契約における原状回復義務は非常に重い負担ですが、一定の条件をクリアし、適切な段取りを踏むことで、その義務の一部または全部が免除、あるいは費用が大幅に軽減されるケースがあります。借主側からアクションを起こさない限り、貸主側から自動的に免除を提案してくれることはありません。
最も確実な方法は、退去の交渉時に貸主(オーナー)から内装の残置に関する書面での承諾(合意)を得ることです。例えば、「この高級な会議室の間仕切りや、新調したばかりのエアコンは、次の入居者にとっても魅力的な設備であるため、解体せずにそのまま引き渡したい」という提案を行います。
貸主側としても、スケルトンに戻して次のテナントが決まるまで長期間空室になるより、綺麗な内装が残っていることで早期に次の成約が決まるメリットがあれば、工事の免除に同意してくれることがあります。この合意が取れた場合は、後々の言った・言わないのトラブルを防ぐため、必ず賃賃借契約の変更合意書や解約合意書に明記しておくことが、今後の確実な進め方における鉄則です。
前述の通り、次の入居者へ自社の内装や設備を丸ごと引き継ぐ「居抜き引継ぎ」が成立すれば、借主の原状回復義務は次のテナントへと法律上そのまま承継されます。これにより、本来支払うはずだった解体費用を完全に浮かせることが可能です。
近年では、オフィスの居抜きマッチングを専門に行うWebプラットフォームや専門の仲介会社も増えているため、これらを利用して自社の退去情報(内装写真や図面)を早期に公開するアプローチが有効です。ただし、居抜きの引き継ぎが完了するまでは、法律上の第一の義務者はあくまで自社であるため、万が一次の入居者が見つからなかった場合のスケルトン解体期日も視野に入れた並行スケジュール管理が求められます。
事業用物件では特約によって通常損耗も借主負担とされるケースが大半ですが、契約書の文言があまりにも曖昧な場合や、特約の記載がない場合は、民法の原則通りに「通常損耗や経年劣化分は貸主の負担とする」という主張が通る余地があります。
例えば、日焼けによるクロスの変色や、家具を置いていたことによる床のわずかな凹みなどは、特約で具体的に「借主負担で張り替える」と指定されていない限り、復旧費用から除外できる可能性があります。入居時に撮影した現場の写真や、引渡し時のチェックシートを証拠として保管しておくことで、過剰な請求に対する論理的な反論の材料となります。
オフィスの原状回復で最も多くのトラブルが発生し、費用が増加する直接の原因となるのが「建物の指定業者(ビル指定施工会社)」による工事です。ビルの資産を守るための指定ルールですが、価格変化や競争が働かない仕組みになっているため、借主側が主導権を握ってコストを抑える工夫が必要になります。
B工事とは、発注の選定はビルオーナー(管理会社)が行い、その施工費用はすべて借主(テナント)が支払う工事区分のことです。主に建物全体の安全やシステムの維持に関わる防災設備(スプリンクラーのヘッド調整や火災感知器の復旧)、空調のメインダクト、電気の幹線まわりなどが対象となります。
このB工事の見積もりは、管理会社が懇意にしている特定のゼネコンやサブコンから一社限定で提出されるため、一般的な市場相場の2倍から3倍以上の高額な単価が設定されるリスクが非常に高くなります。借主側が「高いから別の業者に変えてほしい」と要求しても、ビルのセキュリティや構造上の理由を盾に拒否されることが多いため、見積もりの中身をプロの査定によって精査し、単価の妥当性を突く交渉が必要になります。
C工事とは、借主(テナント)が自ら信頼できる内装会社や解体業者を選定し、発注から費用負担までをすべて自社主導で行う工事区分です。パーテーションの解体や、床のカーペット剥がし、壁紙の撤去などは、C工事として扱われるケースが一般的です。
コストを最適化するための鉄則は、このC工事に該当する範囲について、管理会社の息がかかっていない独立した解体業者複数社から「相見積もり」を取り、徹底的な価格競争をさせることです。B工事として一括請求されそうになった項目でも、交渉によって「この間仕切りの解体まではC工事として自社の業者にやらせてほしい」と切り分けることで、総額を大きく引き下げることが可能です。
どの工事がA工事(貸主負担)、B工事、C工事になるかは、入居時に賃賃借契約書と一緒に手渡されている「工事区分表(または内装指針書)」という書面に細かく定義されています。この書面を契約前に必ず取り寄せ、負担範囲を完全に把握しておかなければなりません。
税務手続きや移転届の章の終わりなどと同様に、これらの工事区分の解釈や、指定業者との減額交渉の進め方は、ビルの規模や管理会社の力関係といった複合的な条件によって結論が大きく分岐します。一度サインをして発注を確定させてしまうと後からの減額は一切不可能となるため、多額の損失や手戻りを防ぐためにも、見積書が届いた直後の最も早い段階で、原状回復のセカンドオピニオン(査定)を行える専門の施工会社へ相談しておくことが、コストを最適化する最良の防衛策となります。
オフィスの原状回復は、新オフィスの「入居工事(内装構築)」とスケジュールが完全に重なるため、計画的な進行管理を行わなければ、どちらかの工事がストップし、多額の二重家賃や遅延損害金が発生するタイムラインの崩壊を招きます。
多くのオフィス賃賃借契約では、解約の意思を伝える期限(解約予告期間)が退去日の3ヶ月前〜6ヶ月前に設定されています。これに沿った段取りとして、この解約届(予告通知)を管理会社へ提出すると同時に、原状回復の準備期間がスタートします。
解約届を出した後は、速やかに管理会社から原状回復の指定範囲に関する指示書や図面を取り寄せ、現地での退去立会い(現状確認)の日程を組みます。見積書が手元に届くまでには通常2週間から1ヶ月程度かかるため、この期間を見越して逆算し、解約満了日の少なくとも1ヶ月前には見積もりを確定させ、工事業者への発注手続きを終えておく段取りが必要です。
移転プロジェクトで最も過酷なのは、新オフィスの入居日(家賃発生日)と現オフィスの退去日が重なる数週間の「並行期間」のコントロールです。スタッフの業務を止めることなく、PCや什器を移動させる引越し日をパズルのように組み立てる必要があります。
理想的な流れは、新オフィスの内装工事が完了した直後に引越しを行い、現オフィスの荷物が完全に空になった状態で、現オフィスの原状回復工事(解体・補修)を着工させる工程です。原状回復工事自体にも、オフィスの規模に応じて1週間から3週間程度の工期がかかるため、契約満了日の前日までに「すべての工事が完了し、貸主の検査をパスした状態」にできるよう、新旧の施工業者と密な連絡を取り合う必要があります。
明渡し期限の直前になって最も多発するトラブルが、完了検査の際に管理会社から「この部分の補繕が足りない」「塗装のムラがある」と指摘され、追加のやり直し工事を命じられるケースです。これにより、期限内の明渡しが不可能となり、違約金が発生することがあります。
これを防ぐためには、工事の最終日の当日ではなく、契約満了日の少なくとも数日前(3日〜5日前)には施工をすべて完了させ、予備日(バッファ)を設けた日程で管理会社との「中間検査・引き渡し立ち会い」を設定することがセオリーです。万が一の指摘があっても、予備日の期間内に手直しの補修工事を終わらせることで、安全に鍵の返還を完了させることができます。
初めてオフィスの移転や退去を担当する企業が、事前の知識不足や段取りのミスによって多額の損失を出してしまった、現場のリアルな失敗事例を紹介します。他社の失敗から学ぶことで、自社が退去する際のリスクを未然に回避するための教訓としてお役立てください。
あるITベンチャー企業が、業容拡大に伴いオフィスの移転を計画しました。総務担当者は「入居時に綺麗だったから、家具を運び出して簡単に掃除をすれば引き渡せるだろう」と思い込み、解約満了日の1週間前まで特に工事の手配をしていませんでした。しかし、解約直前の立会い時に管理会社から「契約書通り、すべてスケルトン状態(コンクリート剥き出し)に戻してください。工期は最低3週間かかります」と告げられました。
結果として、契約期間内に工事を終わらせることが不可能となり、契約満了日を過ぎた分の明渡し遅延損害金として、通常の家賃の2倍に相当する日割り賃料を約1ヶ月分も支払う羽目になりました。さらに、大急ぎで手配した指定業者の解体費用も足元を見られて高額になり、予算が完全に崩壊する大失敗となりました。
別の製造業の会社では、自社で手配した格安の解体業者を使ってC工事の原状回復を終わらせ、契約満了日の当日に管理会社との最終引き渡し検査に臨みました。しかし、管理会社から「天井にあるエアコンの吹き出し口のアルミフィンの向きが、入居時の基本配置と違う」「壁の補修に使用した塗装の色味が、ビル指定の品番と微妙に異なっている」と細かな指摘を受け、不合格を言い渡されました。
自社で雇った業者はすでに別の現場に入っており、即座の手直し対応ができなかったため、結局ビルの管理会社側が手配した指定業者に追加の補修工事を丸投げすることになり、相場の数倍にあたる高額な追加修繕費用を敷金から強制的に差し引かれる結果となりました。引渡し日当日の検査設定が招いた典型的なスケジュール崩壊の事例です。
あるデザイン事務所が退去する際、ビルの管理会社から提示された原状回復の見積総額は、30坪の広さに対して「300万円(坪単価10万円)」という非常に高額な内容でした。担当者は「ビル指定の業者の規則だから断れない」と諦め、他社との比較検討を一切行わずにそのままサインして発注しました。
後になって同業の経営者仲間に話したところ、同様の規模であれば通常は150万円程度で収まる工事内容であったことが判明しました。B工事の項目だけでなく、本来であればC工事として自社で安い業者を選べたはずの間仕切りの撤去やクロス張り替えまで、すべて指定業者の高い言い値単価で発注してしまっていたことが原因です。プロの査定を入れずに一社依存で進めてしまったことによる、大きな資金の損失事例です。
オフィスの原状回復に関して、企業の移転担当者さまから日々の実際の場面で特によく寄せられる疑問についてお答えします。
はい、原則として賃賃借契約書に記載された内容通りに原状回復を行う完全な義務があります。民法の規定および契約書の明渡し条項により、借主が設置した内装や設備、残置物はすべて撤去して建物を返還しなければならないためです。ただし、物件の契約内容がスケルトン返しであっても、貸主(オーナー)との間で「この設備は残したまま退去する」という個別の合意(書面での承諾)を得られた場合に限り、その指定された範囲の原状回復義務を例外的に免除してもらうことは可能です。
自動的に原状回復が不要になるケースはありませんが、貸主の承諾を得た上で「居抜きでの引き継ぎ(造作譲渡)」が成立した場合は、原状回復の義務を完全に免除(次の借主へ承継)させることができます。また、次の入居者が決まっていない場合でも、オーナー側が「現在の内装のままの方が次のテナントが見つかりやすい」と判断し、残置に同意してくれた場合も工事は不要となります。いずれの場合も、口頭の約束ではなく必ず解約合意書等の書面に免除の旨を記録しておく必要があります。
民法第621条に原状回復義務の基本原則が定められていますが、実際のオフィス契約では「契約書内の特約条項」が法律よりも最優先されます。民法では通常損耗(自然劣化)の復旧義務は借主にはないとされていますが、事業用の賃賃借においては「通常損耗も含めて借主の全額負担で復旧する」という特約が広く有効と認められているため、民法を根拠に「経年劣化だから支払わない」と主張して一概に突っぱねることは実際の店舗づくりや交渉の場では通用しません。
オフィスの規模や業態、工事区分(B工事の割合)によって大きく異なりますが、一般的なオフィス・事務所仕様の物件であれば、小規模オフィスで坪単価約3万〜5万円、中規模以上のビルやB工事が多く含まれる物件で坪単価約5万〜10万円以上が一つの実勢相場となります。ただし、サーバールームなどの特殊な設備を新設している場合や、解体搬出の条件(夜間指定や手上げ搬出)が厳しい場合は、坪単価15万円を超える高額な見積もりになるケースもあるため、一概に価格を断定することはできません。
契約書で「B工事」に指定されている範囲については、管理会社の指定業者以外に依頼することは原則として不可能です。建物のインフラやセキュリティの安全性を維持するため、ビルの構造に関わる箇所の施工権はオーナー側に専属しているためです。ただし、「C工事」に分類されている内装の解体やクロスの剥がし作業などについては、自社で選定した安い工事業者へ分離発注して施工させることが可能なため、工事区分表に照らし合わせて交渉を進める必要があります。
オフィス・事務所の原状回復義務をスムーズに履行するための鍵は、民法の一般論や住宅の常識(経年劣化の貸主負担など)をそのまま当てはめず、自社が結んだ「賃賃借契約書」と「工事区分表」の内容を初期段階から厳格に掌握することです。3ヶ月〜6ヶ月前という長い解約予告期間のタイムラインを逆算し、新オフィスの入居工事と並行しながら、契約満了日までに確実に工事を完了させる計画的な工程管理が経営者に求められます。管理会社の指定する一社依存の見積もりをそのまま受け入れることは、高額な退去コストによる資金の損失に直結しかねません。
物件の構造、ビルごとの管理規則、工事区分(B工事・C工事)の境界線の引き方、そして敷金の返還条件によって、テナントが取るべき減額交渉の戦術やC工事への分離発注の境界線は、1案件ごとに細かく、そして複雑に分岐します。発注のサインをしてしまった後からの単価交渉は不可能なため、不当な見積高騰を防ぎ、移転プロジェクト全体のキャッシュフローを健全に保つためには、見積書が手元に届いた直後の最も早い段階から、原状回復の査定やビル側との調整を進めるプロのパートナーに相談し、客観的な積算根拠を持って交渉を進めていくことが、手戻りや余計なコストを抑えて次のステージへ進むための、最もスマートな進め方の鉄則です。
ReAirでは、新オフィスの洗練された空間デザインや設備工事(C工事)のご提案はもちろん、移転担当者さまが最も大きな不安や不条理を感じやすい「現オフィスの原状回復見積書(B工事含む)の徹底的な精査・減額交渉サポート」から、「ビル側との工事区分の交渉」「居抜き退去を成立させるための貸主交渉のアドバイス」「新旧オフィスの工期・スケジュールの並行コントロール」まで、ワンストップで一貫してオーナーさまの立場に立ってサポートしております。無駄な退去費用を極限まで削り、限られた予算を次の成長への投資に集中させるために、まずは退去を検討されている初期の段階や、管理会社から見積書が届いた段階から、いつでもお気軽にReAirまでご相談ください。
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